Mon outil magique d'organisation

Aujourd’hui, je voulais te parler d’une découverte assez récente pour moi, et qui me facilite la vie, autant d’un point de vue personnel que professionnel. Cet outil magique qui change mon quotidien, c’est Notion.

Notion, c’est une application gratuite que tu peux télécharger sur ton PC ou sur ton Smartphone. Tu peux aussi simplement y accéder sur le net, si tu ne veux pas l’installer.

C’est une application de prise de notes.

À première vue, ça n’a pas l’air transcendant, je te l’accorde.

Moi non plus, je n’étais pas convaincue la première fois que j’en ai entendu parler.

Mais j’ai finalement cédé, et j’ai testé l’outil au printemps 2023.

Maintenant, je ne saurais plus m’en passer.

On peut y prendre des notes, mais on peut y faire tellement plus !

Je te donne quelques exemples de ce que je fais sur Notion au quotidien :

Bref, on peut y faire des milliers de choses. Et en plus, c’est totalement gratuit. Il y a une version payante, qui donne accès à plus de fonctionnalités, mais tout ce dont je vais te parler est accessible dans la version gratuite, puisque c’est celle que j’utilise.

C’est grâce à cet outil que j’arrive à m’organiser au quotidien, que ce soit dans ma vie de prof mais aussi dans ma vie personnelle. Tu peux faire une visite guidée de mon journal de classe numérique en cliquant ici, tu pourras tout voir en vidéo.

Mais j’ai l’impression que peu de profs connaissent cet outil, et qu’encore moins de profs l’utilisent au quotidien. C’était d’ailleurs mon cas il n’y a pas si longtemps.

Je me disais donc qu’il serait intéressant de te le présenter, histoire que tu n’attendes pas trop pour le découvrir.

Comme il faut d’abord être convaincu de l’utilité d’un programme avant de se lancer dans son utilisation. Et j’ai l’impression que c’est d’autant plus vrai pour Notion, qui n’est pas forcément très inspirant au départ, puisqu’on démarre d’une page blanche.

D’ailleurs, si tu te dis que passer au tout numérique, ce n’est pas pour toi, car tu adores écrire dans des carnets, que tu multiplies les listes sur des post-its et que rien ne pourra remplacer tout ça, je te comprends totalement ; j’étais exactement comme toi ! J’ai toujours eu plein de carnets dans lesquels j’écris plein de choses, j’adore écrire avec des bics de toutes les couleurs, surligner, encadrer et faire des jolis visuels, et c’est aussi pour ça que je ne me suis pas précipitée sur Notion la première fois qu’on m’en a parlé. Et pourtant, aujourd’hui, je regrette de ne pas l’avoir fait plus tôt.

Le plus gros avantage que je trouve à Notion, c’est que tout est regroupé au même endroit. Absolument TOUT. Plus besoin d’un carnet pour les vacances, un journal de classe, un carnet de notes, un carnet pour mes notes sur mes chevaux, et que sais-je encore. Et puis, je n’ai pas toujours le bon carnet au bon moment, il faut donc prendre des notes quelque part puis recopier tout ensuite dans le bon carnet. Avec Notion, j’ai toujours ce qu’il me faut sous la main, puisque j’ai toujours mon smartphone avec moi, au minimum.

L’autre grand avantage, c’est qu’il est très facile de réorganiser le contenu comme on le souhaite. En version papier, si les choses ne sont pas ordonnées et écrites comme on le souhaite dès le départ, c’est compliqué de le modifier. Les cahiers ATOMA permettent de déplacer les pages les unes par rapport aux autres, mais on ne sait pas déplacer ce qu’on a écrit au sein même d’une page. Avec Notion, tout se déplace en un clic de souris (ou en un copié/collé).

On peut également partager du contenu avec un autre utilisateur de Notion et travailler ensemble sur la même page. C’est super utile si tu dois gérer des listes de choses à faire en commun avec tes collègues ou avec ta famille, par exemple. Et comme n’importe quelle page que tu crées peut être partagée sur internet, comme n’importe quel site web, c’est vraiment très simple de partager n’importe quoi avec n’importe qui !

Un journal de classe numérique

Voyons un premier exemple concret qui peut t’intéresser comme prof : l’utilisation d’un journal de classe numérique.

Depuis ma première année de prof, je cherche LE journal de classe parfait, qui réponde à toutes mes attentes. Mais je n’ai jamais trouvé la perle rare. J’ai utilisé 5 journaux de classe différents ces 5 dernières années, dont la dernière version est un journal de classe que j’ai créé moi-même sur Canva, pour satisfaire au mieux mes besoins. Mais finalement, je me suis lancée dans la création d’un journal de classe numérique personnel l’été passé, me disant qu’il fallait quand même que je teste le “tout-numérique” pour voir si ça pouvait me correspondre. Après quelques mois à découvrir Notion, je me suis lancée dans la confection de l’outil numérique parfait, qui allait pouvoir tout gérer pour moi au même endroit. Je t’explique donc tout ce que je fais sur mon journal de classe numérique. Si tu veux un visuel, tu peux aller voir cette vidéo.

Pour moi, un journal de classe, c’est tout d’abord une vue d’ensemble de ma semaine de cours. Je voulais donc reproduire le même genre de visuel, avec chaque jour de la semaine, du lundi au dimanche, avec tous les cours que je donne durant la semaine. Pour faire cela, il suffit d’utiliser une base de données sous forme de calendrier hebdomadaire. Je peux ensuite y encoder individuellement chacun de mes cours, jour par jour. J’ai donc reproduit facilement la base d’un journal de classe, et je peux “tourner les pages” pour afficher la semaine que je souhaite.

Mais je peux y faire beaucoup plus de choses.

Je peux afficher la même base de données, mais sous forme mensuelle. J’ai donc une vision plus globale de l’année, mois par mois, sans devoir encoder les informations en double.

Je peux automatiser la création de chaque heure de cours en créant un modèle. Plutôt que de devoir créer un nouveau cours de 6e chimie tous les lundis à 10h, par exemple, je peux créer un modèle, en encodant les informations à répéter à chaque fois, donc que c’est un cours pour les 6e, de chimie, qui a lieu à 10h, et chaque fois que je veux le créer, toutes ces informations seront présentes automatiquement. En faisant ça pour chacun de mes cours, il me suffit d’un clic sur le jour où je veux ajouter une heure de cours pour qu’elle s’ajoute bien comme il faut.

Je peux ajouter toutes les informations que je veux au sein d’une heure de cours : le sujet abordé, les élèves absents, ce que je ne dois pas oublier de faire avant ou pendant le cours (relever un devoir, rendre une évaluation…), le type d’activité (une évaluation, un laboratoire, du travail en autonomie…) afin de ne pas planifier des journées infernales pour moi, avec beaucoup d’heures de labo d’affilée par exemple.

J’ajoute aussi des “tag” ou des “étiquettes” qui vont me permettre d’afficher uniquement les heures de cours d’un cours particulier, pour pouvoir créer une planification à l’année. Par exemple, tous mes cours de 5e chimie portent le tag “5ChimA” ou “5ChimB”, en fonction du groupe, puisque j’ai 2 groupes de 5e chimie.

Sur une autre page, je peux alors choisir d’afficher uniquement les cours portant un tag, donc par exemple tous les cours du groupe “5ChimB”. Et cette fois, je vais décider de l’afficher sous forme de liste et plus sous forme de calendrier hebdomadaire. Je vais donc voir s’afficher la liste de tous mes cours de l’année avec ce groupe de 5e chimie. Je peux donc sur une page voir le nombre de cours que j’ai avec eux, la date de chacun des cours, et planifier facilement ce que je dois voir à chaque cours pour avancer correctement en fonction du programme et arriver à voir tous les chapitres nécessaires sur l’année. Je sais dès le départ combien de cours je peux allouer à chaque chapitre si je veux rester dans les temps. Sur cette page, je peux écrire le titre de la leçon, et il va s’afficher automatiquement dans mon journal de classe en vue hebdomadaire. Je ne dois donc pas faire le boulot deux fois : une fois sur une planification et une autre fois dans mon journal de classe. En plus, si j’ai besoin d’adapter quelque chose, je modifie à un endroit et ça s’adapte directement partout ailleurs. Et comme c’est numérique, pas besoin de gomme, de tipex ou de rature ; tout s’efface et se modifie sans problème.

Mon journal de classe devient donc également mon planificateur annuel pour chaque cours. Mais je peux aller encore un cran plus loin, et écrire tout mon support de cours dedans aussi. Chaque “heure de cours” encodée dans mon journal de classe peut s’ouvrir comme une page à part entière, dans laquelle je peux écrire tout ce que je veux, mettre des images, des liens, des tableaux, des fichiers et bien plus encore. Je peux donc directement écrire ma préparation de cours à cet endroit-là. Comme la plupart de mes préparations sont déjà faites sous LibreOffice, je n’utilise pas beaucoup cette possibilité. Mais lorsque je dois créer une nouvelle préparation, je commence directement sur Notion, en notant les grandes lignes. Je peux ensuite mettre des liens vers mes documents déjà existants, ou afficher un aperçu d’un document pour ne pas devoir le chercher sur mon PC en plein cours.

Le journal de classe, c’est aussi l’endroit où je note toutes les réunions que nous avons en tant que profs : les réunions avec certains collègues de notre discipline, les réunions avec toute l’équipe (comme les réunions générales) ou encore les réunions avec les parents. Lors de ces réunions, il est souvent utile de prendre des notes. Dans mon journal de classe papier, je voulais donc toujours avoir une partie "prise de notes" avec des feuilles blanches pour pouvoir prendre des notes au vol. Ces feuilles blanches sont généralement présentes au début ou à la fin d’un journal de classe, et ne sont pas forcément déplaçables. Mais avec Notion, je peux de nouveau organiser ma prise de notes comme je veux. J’encode donc les plages-horaires de réunion dans mon journal de classe, comme n’importe quel cours, avec un modèle qui s’appelle "réunion". En leur mettant un tag particulier (réunion disciplinaire, réunion de parents, réunion d’équipe), je peux ensuite les afficher toutes au même endroit, tout comme mes planifications de cours. J’ai donc un endroit tout fait pour prendre des notes lors de chaque réunion, si j’en ai besoin.

Autre avantage si toi aussi tu dois te mettre à compter tes "heures collaboratives" : tu peux les indiquer dans ton journal de classe avec un tag "heures collaboratives", et Notion peut directement les compter pour toi ! Tu as l’impression de faire trop de réunions par rapport à ton contrat ? Elles sont comptabilisées en deux secondes par Notion.

D’autres notes que je prends maintenant sur Notion, ce sont les notes sur tous mes élèves. Je ne parle pas ici des points qu’ils ont lors des évaluations, mais des notes que je peux prendre tout au long de l’année sur chaque élève. Il peut s’agir de leurs résultats de l’année précédente si je les connais, pour savoir dès le début de l’année quelles sont leurs forces et leurs faiblesses. C’est là que je note aussi les aménagements raisonnables des élèves ou toute information qu’on pourrait nous transmettre au début ou en cours d’année sur un élève. Quand j’ai un entretien avec l’élève ou avec ses parents, je prends des notes sur cette même page. Et lors des conseils de classe, c’est là aussi que j’écris de potentielles remarques, ou que je prends des notes complètes si je suis titulaire.

En pour terminer, j’ai une catégorie "Divers" dans laquelle je peux prendre des notes sur tout et n’importe quoi. J’ai une page sur laquelle je gère mon titulariat de l’année, une page pour la gestion du laboratoire, où j’indique ce qu’il faudra racheter l’année prochaine dès que je pense à quelque chose, une page "A faire" qui m’indique toutes les choses que je dois faire pour la semaine à venir et une page de prise de notes libres quand je dois écrire quelque chose qui n’a pas sa place ailleurs.

Et voilà, avec tout ça, on a fait le tour de tout ce que je fais sur Notion et qui remplace mon ancien journal de classe. Le tout est rassemblé sur une page d’accueil où se trouvent toutes les pages dont je t’ai parlé. Tu peux organiser ça comme tu veux, prendre le temps de le rendre joli ou pas, c’est toi qui voit.

Si tu veux voir tout ce dont je t’ai parlé, je te rappelle que tu peux accéder à ce même contenu sous format vidéo sur YouTube : ici.

Tu peux accéder à mon template pour refaire ton journal de classe numérique en quelques minutes : ici.

Si tu veux en savoir plus sur l’utilisation de Notion dans un quotidien de prof, n’hésite pas à me le dire pour que je fasse d’autres articles là-dessus !