Reprendre le contrôle de son temps

En tant que prof, une des principales ressources qu’il nous manque, c’est du temps.

Le temps, c’est la seule ressource qu’on ne peut jamais récupérer, et qui n’est pas infinie. Tous les profs ont 24 heures dans une journée. Quoi que l’on fasse, il faudra donc faire rentrer tout ce que l’on veut faire dans ces 24 heures. Il est donc très intéressant de se questionner sur sa gestion du temps, son organisation personnelle, afin de gérer son temps au mieux et d’être le plus productive possible avec le temps que l’on a.

Aujourd’hui, je vais donc te partager 9 solutions concrètes que je mets en place dans mon quotidien, et qui m’ont permis d’améliorer la façon dont je gère mon temps.

1. Couper les notifications

On est constamment envahi de notifications sur notre téléphone, provenant de toutes nos applications, que ce soit de messagerie ou des réseaux sociaux. Ces notifications peuvent arriver à tout moment et sont donc parfaites pour nous déconcentrer, car dans 99% des cas, on n’a pas besoin d’être prévenu directement lorsqu’on reçoit un email ou un message sur Instagram.

Sur mon téléphone, les seules notifications que j’autorise sont celles de WhatsApp, les messages et les appels. Pour tout le reste, cela peut attendre que j’aie du temps à consacrer à lire correctement mes emails, par exemple. Enlever ces distractions permet de rester mieux concentré sur une tâche en cours, et donc d’être plus efficace, ce qui nous fait gagner du temps au final.

2. Prévoir un seul moment par jour pour consulter ses emails

Puisque tu n’es plus interrompue toute la journée par tes notifications d’emails qui arrivent, il va te falloir prévoir un moment pour aller voir ta boite mail. Ce que je te conseille, c’est de choisir un moment sur ta journée où tu as un peu de temps devant toi pour pouvoir réellement lire, répondre, traiter et ranger tes emails du jour.

Lorsque ce moment est venu, tu te consacres entièrement à cette tâche :Tu ouvres tes différentes boites mails (si tu en as plusieurs) et tu tries les mails reçus : certains peuvent aller directement à la poubelle ; certains nécessitent d’être lus mais ne nécessitent pas de traitement supplémentaires, tu peux alors les archiver dans un dossier “à conserver” ou les supprimer ; certains emails contiennent une information importante dont tu devras te souvenir plus tard, c’est donc le moment pour tout de suite écrire cette information dans ton agenda ou dans ton système de prise de notes (on en parlera un peu plus tard) ; certains emails nécessitent une réponse, qui peut être écrite et envoyée immédiatement, ou qui peut demander que tu obtiennes plus d’informations avant de répondre → dans ce cas, tu peux déplacer cet email dans un dossier “à faire plus tard” de façon à garder une boite de réception vide ; certains emails peuvent être non urgents mais à lire plus tard, comme par exemple des newsletters, tu peux alors les ranger dans un dossier “à lire” que tu peux revenir consulter un jour où tu auras plus de temps.

Une fois que tu as traité tous tes emails du jour, ta boite de réception devrait donc être vide ; soit tu as supprimé les emails, soit tu les as rangé dans différents dossiers afin de les conserver.
Une fois par semaine, tu peux te prévoir un plus long moment pour retourner dans ton dossier “à lire” et “à faire plus tard”. C’est le moment pour traiter ces mails qui te demandaient plus de temps.

3. Traquer son temps pour identifier les activités chronophages

Pour mieux gérer ton temps, il faut tout d’abord savoir de quelle façon tu l’utilises. Est-ce que tu sais dire exactement quelles tâches occupent le plus de temps durant ta semaine ?

Si ta réponse est non, que tu ne sais pas ce qui te prend “trop” de temps, alors il est faut absolument que tu te mettes à utiliser un petit outil de tracking de ton temps, comme Toggl (qui s’utilise facilement et qui est gratuit).

Pendant une semaine (ou plus, si tu es motivée), tu vas te mettre à mesurer combien de temps tu consacres à chaque tâche. Pour que ce soit pertinent comme mesure, utilise une semaine “classique”, et pas une semaine de vacances ni une semaine particulièrement chargée.

Si tu as souvent la sensation de terminer ta journée en ayant la sensation de n’avoir rien accompli, alors que tu as passé des heures à être occupée et à travailler, le fait de tracker ton temps va te permettre d’analyser concrètement où il est passé. En plus, cela te permet de te créer une “done liste”, plutôt qu’une to-do list. À la fin de chaque journée, tu peux lister tout ce que tu as fait et être enfin contente de voir une liste ! En faisant ça tous les jours, tu seras étonnée de voir tout ce que tu auras accompli à la fin de la semaine!

4. Avoir un système de gestion de notes unique

Être prof, c’est devoir se souvenir d’une quantité énorme d’informations, qui nous parviennent par divers moyens, et dont nous pourrions avoir besoin à tout moment, n'importe où. Pour toujours être capable de retrouver la bonne information au bon moment, il te faut un système de gestion de tes notes centralisé et fonctionnel, et qui soit externalisé.

Notre cerveau n’est pas conçu pour retenir une grande quantité d’informations et pour nous les resservir sur un plateau lorsque nous le lui demandons ; c’est là que ton système de gestion de notes entre en jeu (tu peux même l'appeler ton deuxième cerveau).

De mon côté, j’utilise le logiciel Notion pour faire tout ça. Toutes mes notes, sur tous les sujets, sont centralisées sur mon Notion, que ce soit des notes professionnelles ou personnelles. J’ai mon journal de classe numérique, dont j’ai déjà parlé dans cet article, où je note tout ce qui concerne mes élèves, mon école et mes cours.

J’ai aussi d’autres pages pour gérer mon podcast par exemple, avec toutes les idées pour de futurs épisodes avec quelques notes pour me lancer quand je voudrai écrire cet épisode-là (il y en a déjà plus de 30 de prévus !), un espace pour enregistrer les articles, livres ou podcasts qui m’inspirent et que je pourrais réutiliser pour un épisode, et j’ai également l’avancement de chaque épisode publié ou en cours de publication.

Une autre partie de Notion comporte toutes mes notes personnelles, avec des choses aussi simples que mes rendez-vous médicaux, les passages de ma voiture au garage ou encore les informations de santé de mes chevaux.

Je peux réellement TOUT noter quelque part sur mon espace Notion.

Quand je traite mes mails et qu’une information dont je dois me souvenir m’est transmise, je la note directement au bon endroit sur Notion. Quand je suis sur internet ou sur les réseaux sociaux et que je croise un article intéressant, je le sauvegarde dans une base de données que j’appelle “Veille numérique” et que je prends le temps de trier à un moment spécifique sur ma semaine.

Bref, développe ton propre système, qu’il soit numérique ou papier, où tu peux regrouper et noter TOUTES les informations dont tu dois te souvenir. C’est un gain de temps énorme le jour où tu dois retrouver une information précise.

5. Utiliser les rappels automatiques

En suite logique de ton système de gestion de notes, une autre fonction qui permet de gagner du temps, et de la charge mentale, c’est d’utiliser des rappels automatiques.

N’importe quel téléphone possède cette fonction, donc même si tu n’utilises pas Notion, tu peux être sauvé en utilisant le rappel automatique de ton téléphone. Un rappel automatique peut être utile dans deux situations :

- Tu dois effectuer une tâche récurrente chaque jour, chaque semaine ou chaque mois → pour ne pas l’oublier, tu configures un rappel automatique pour ne jamais l’oublier.
- Tu dois absolument te souvenir d’une chose lors d’un jour spécifique (par exemple d’apporter du matériel spécifique à l’école jeudi prochain) → tu te programmes un rappel automatique pour la veille au soir ou pour le matin même.

6. Utiliser ses déplacements

Si tu habites loin de ton lieu de travail, ou si tu te déplaces beaucoup, ces moments peuvent vite prendre énormément de temps sur ta journée. Il est donc intéressant de chercher à utiliser ce temps d’une façon ou d’une autre.

En fonction de ton moyen de déplacement (voiture, transport en commun, vélo ou à pied), ce que tu peux faire durant ces déplacements peut varier, mais tu peux dans tous les cas en profiter pour écouter un épisode de podcast !

Si tu te déplaces à pied, utilise ces moments pour répondre à tes messages en envoyant des vocaux (évite d'avoir à écrire pour ne pas oublier de regarder devant toi lorsque tu marches…).

Si tu as de longs trajets en train pour aller travailler, profites-en pour faire des corrections si ton train n’est pas bondé, ou pour lire tes mails et y répondre directement.

Tous ces moments te permettent de récupérer du temps une fois que tu es chez toi.

7. Établir des routines

Pour être plus efficace au quotidien, rien de tel que de se créer des routines ! À nouveau, cela permet de diminuer ta charge mentale si tu n'as pas à réfléchir à quelle tâche effectuer, et de réaliser des tâches plus rapidement. Ce principe fonctionne avec tes élèves (on en a déjà parlé dans plusieurs articles, dont ici), mais également pour toi !

8. Se réserver une plage horaire de correction à l’école

Un exemple de routine hebdomadaire peut être de te réserver une plage dans ton horaire, lors d’une fourche, lorsque tu commences un jour plus tard ou bien simplement en fin de journée, mais une plage horaire fixe chaque semaine, que tu vas réserver à la correction de tes copies.

Chaque semaine, tu sais que tu as ce moment prévu pour faire tes corrections, et tu t’y tiens ! À nouveau, si cela devient un automatisme, tu auras beaucoup moins de difficultés à te lancer dans tes corrections et à t’y tenir, si chaque semaine tu le fais au même moment.

L’idéal, c’est même de te fixer un temps limité : après 90 minutes, tu arrêtes quoi qu’il arrive. Si tu n’as pas réussi à terminer tes corrections dans le temps imparti, tant pis. Tu le feras la semaine prochaine. Te mettre une deadline permet de te forcer à corriger plus vite et à être plus efficace, car il existe une loi universelle qui dit qu’on réussit toujours à réaliser une tâche dans le temps qu’on lui imparti ; si tu te laisses une heure pour te préparer le matin, tu utiliseras cette heure, mais le jour où ton réveil ne sonne pas et que tu n’as que 10 minutes pour te préparer, tu y arriveras en seulement 10 minutes ! C’est le même principe pour tes corrections : si tu te laisses 2 semaines pour une pile de correction, tu utiliseras ces deux semaines, mais si tu ne te laisses que 90 minutes, tu feras en sorte d’aller plus vite pour terminer ta pile dans le temps imparti !

9. Mettre en place un système de travail en autonomie

Mon dernier conseil pour arriver à mieux gérer ton temps, c’est de développer un système de cours où tu peux travailler pendant que tu es en classe.

Je t’ai déjà dit que je corrige beaucoup de mes évaluations durant mes cours. Pour y arriver, il faut fatalement que mes élèves soient occupés à faire quelque chose en autonomie. Cela demande de la réflexion, mais c’est tout à fait possible pour tout le monde !

Mettre en place des séances d’exercices en autonomie, que les élèves peuvent réaliser sans toi car ils disposent du corrigé des exercices, de vidéos explicatives si besoin, autoriser le travail à plusieurs pour que certains puissent expliquer à d’autres… cela demande de mettre en place un cadre clair pour les élèves, mais c’est tellement agréable une fois que c’est mis en place !

Tu peux aussi utiliser tous les moments où tes élèves sont en évaluation pour corriger d’autres évaluations. Si tu as peur que tes élèves ne trichent, n’hésite pas à leur demander de déposer leur smartphone sur ton bureau ou dans des pochettes spéciales pour cela. Pour éviter la triche, je fais aussi presque tout le temps deux versions pour mes évaluations. Et puis, même si tu surveilles tes élèves, s’ils veulent vraiment tricher, ils vont y arriver ! Donc autant profiter de ce temps-là pour être productive.

J’espère qu’avec toutes ces idées, tu en trouveras quelques-unes que tu pourras mettre en place dès maintenant.

Si tu as des questions sur la façon de mettre tout ça en place, n’hésite pas à me contacter ! Tu peux même m’envoyer un vocal (en marchant, par exemple 😊) puisque j’ai maintenant une boite vocale accessible à tout le monde.